請求書の書き方は？ 記載する項目や注意点を解説
請求書は、フリーランスが収入を得るためには欠かせません。でもいざ作成するとなると、意外と書き方が分からないもの。「そもそも、何を使って作ったらいいの？」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、請求書に記載すべき項目や作成方法を詳しく解説します。郵送する際の注意点や請求書を電子化する方法についても、ぜひ参考にしてください。
請求書とは
請求書は商品・サービスの料金を支払ってもらう際に必要な書類です。法律で決められたフォーマットはありませんが、金額・振込先・支払期限など消費税の仕入税額控除を受けるための記載事項が定められています。印刷した書類はもちろん、手書きやデータも有効です。
請求書の作成を怠ると、支払いトラブルになりかねません。税務調査や不正な取引を防ぐためにも、必ず請求書は発行するようにしましょう。
なお、2023年10月1日より導入されるインボイス制度では、適用税率などの要件を満たした請求書を発行しなければなりません。
詳しくは、以下の記事をご参照ください。
インボイス制度とは？ 2023年の導入に向けて、概要や必要な準備を解説｜バックオフィス進化論
請求書の正しい書き方。記載する項目を確認
一般的に請求書に記載すべきことは、金額や振込先以外にも多数あります。項目ごとに、書き方のポイントをまとめました。
請求先
請求先の会社名・部署・担当者の氏名などを記載します。郵便番号や住所を記載しておくと、窓付き封筒を使用する際に便利です。
発行日
請求書を作成した日ではなく、請求先の締め日と発行日を記載するようにします。また、支払期限が併記されていることもあります。発行日や締め日については、請求先に事前に確認しておくとスムーズです。
管理番号
通し番号を付けておくと、請求先・発行者の双方で請求書を管理しやすくなります。複数枚の請求書を送る場合は、なるべく管理番号を記載するようにしましょう。
発行者
発行者の個人名・会社名や住所・電話番号を記載します。印鑑を使用する場合は、個人名・会社名の末尾に押すのが一般的です。
取引内容
商品名・サービス内容や単価・数量・金額を記載します。いくつかの取引をまとめて請求するときは、それぞれの納品日を記載しておくと分かりやすいです。
請求金額
取引の合計を「小計」として記載し、小計に対する消費税額、取引の内容によっては源泉徴収の税額を記載します。源泉徴収の対象となるのは原稿料・講演料・弁護士費用などで、その他の対象については国税庁のホームページをご確認ください。
源泉徴収額の算出方法は、例えば、弁護士や税理士などの関する報酬の場合は以下となります。
（100万円以下の場合）支払金額×10.21％
（100万円を超える場合）支払金額×20.42％+102,100円
小計・消費税を足した金額から源泉徴収額を引き、「合計」として請求金額を記載します。
※求めた税額に1円未満の端数があるときは、これを切り捨てます。
源泉徴収額の算出方法は対象となる報酬・料金によって異なるので、詳しくは以下のページをご確認ください。
No.2792 源泉徴収が必要な報酬・料金等とは｜国税庁
振込先
金融機関名・支店名・口座の種類・口座番号・口座の名義を記載します。できれば銀行コード・支店コードも書いておきましょう。振り込み担当者の手間が省けます。
振込手数料
民法第第485条の規定により、振込手数料は請求書を受領した側、すなわち支払者が負担することが原則とされています。
しかし、トラブルにならないためにも、事前にどちらが払うのかを決めておくようにしてください。マナーとして、請求先が振込手数料を負担する場合は「振込手数料は貴社でご負担ください」などの文言を記載しておくとよいでしょう。
支払期日
支払日を「支払期日」として記載します。支払日は「〇日締め〇日払い」といった請求先のスケジュールで決まることがほとんどです。契約や受注の際に、書き方を確認しておくようにしましょう。
請求書はどうやって作るの？
請求書の書き方に法的な決まりはありませんが、大きく分けるとクラウドの請求書作成サービス、ビジネスソフト、手書きの3種類になります。作成の頻度や、その後の管理も含めて決めるとよいでしょう。
クラウドの請求書作成サービス
請求書作成サービスを使うと、請求先や金額といった必要な項目を入力するだけで簡単に請求書が完成します。見積書・納品書・請求書を一括管理できるため、同じデータを何度も入力する手間が省けて便利です。サービスによっては、請求書の郵送を代行できるものもあります。
表計算ソフトなどのビジネスソフト
表計算ソフト、文書作成ソフトなどで請求書を自作する方法です。テンプレートは付属のものだけでなく、ダウンロードサイトなどから無料で手に入れることもできます。ロゴマークや印鑑・社判を画像として取り込むことも可能です。
請求書用紙に手書き
市販の請求書用紙は、文具店や100円ショップなどさまざまな場所で購入することが可能です。手軽に作成できますが、控えを保管する手間が掛かります。また今後も取引を続ける場合は、その都度住所などの同じ情報を記入しなければならず不便です。
請求書を作成する際の注意点
請求書は、商品・サービスの料金を支払ってもらうために必要な書類なので、基本的に納品より前に請求書を発行することはありません。しかし例外として、前払金や着手金を受け取る場合は、納品前に請求書を発行することもあります。
発行日はどちらのスケジュールに合わせるか
発行日や支払期日は、請求先のスケジュールに準ずるのが一般的です。しかし、取引先との力関係によっても変わります。例えば、下請け会社が大企業に請求する場合は、大企業のルールに添うことがほとんどです。
そして、取引先の支払いサイトが「月末締め」の場合は、発注月の月末を発行日にしましょう。事前に締め日や支払日について確認しておくとスムーズです。
請求金額も「振込手数料をどちらが負担するか」「源泉徴収を行うかどうか」によって異なります。こちらも同様に、請求先に書き方を事前確認しておいてください。
請求書の発行方法
請求書の発行方法は、取引ごとに発行する「都度方式」が一般的です。一方で、同月に何度も取引がある場合は、一括で請求する「掛売方式」となります。掛売方式は、「請求書払い」「後払い」とも言われます。
いずれにせよ、商品が納品されてから請求書を発行し、支払いが行われるので、取引先との関係性は重要となります。
請求書を郵送する際の注意点
請求書を郵送する際に注意すべき、三つのポイントを解説します。
送付状を付ける
請求書のみ送付すると、受け取った側に悪印象を与えることがあります。送付状を添付して、請求書である旨を知らせましょう。文書作成ソフトには送付状のテンプレートも多数あります。
封筒の左下に「請求書在中」と記載
請求書を入れる封筒の表面の左下に「請求書在中」と記入します。文具店や100円ショップでスタンプを売っているので、請求書の送り先が多い場合は購入するとよいでしょう。事前に封筒に印刷しておくことでも手間を省けます。
メール便・宅配便は使わない
請求書は「信書」に該当します。信書とは「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書」のことで、信書送付用以外の宅配便やメール便で送ることはできません。普通郵便や信書便を利用するようにしてください。
請求書は電子化・ペーパーレスの時代に
書面の請求書を廃止して、電子化するケースも増えてきたようです。作成・発行を一括で行うクラウドの請求書作成サービスも便利です。
電子化した請求書も法的に有効
請求書の形式に決まりはなく、どんな方法で作成しても構いません。もちろん書面に限らず、電子化した請求書も法的に有効です。政府は2023年までに企業間の請求書の完全電子化を目指しており、今後は電子化した請求書が主流になっていくと考えられます。
なお、先述したとおり、金額・振込先・支払期限など消費税の仕入税額控除を受けるための記載事項は定められています。
印鑑は必須ではない
書面・データを問わず、印鑑が押されていない請求書も法的に有効です。会社によっては印鑑のない請求書は受け付けないこともあるため、事前に請求先に確認してください。
画像データを取り込んだ電子印鑑で押印する方法もあります。電子印鑑は印影をスキャンするなど、作成ソフトなどで作ることが可能です。請求先から捺印を求められた場合は、電子印鑑でも構わないかを確認するとよいでしょう。
請求書の印鑑に関しては以下の記事をご参照ください。
請求書に印鑑は必須？ 押印ルールや選び方、電子印鑑などについて解説｜バックオフィス進化論
表計算ソフトなどではなくPDFで送る
表計算ソフトなどのデータをメール送付する際は、PDFや画像ファイルに変換してから送りましょう。そのまま送ると、容易に改ざんされる可能性があります。
請求書を書く前に、請求先と事前確認を
記載する項目・作成方法など、請求書の書き方をご説明しました。発行日や振込手数料のように請求先に確認しないと決定しないものもあるため、請求書を作る前に必ず相談してください。クラウドサービスやデータ送付にすると、郵送の手間が省けますよ！
＜この記事のポイント＞
- 請求書に記載すべきことは、金額や振込先以外にも多数
- 郵送する際には送付状を付けるなど注意点も
