発注書・注文書の役割とは？ 書き方例や交付方法をまとめて解説

「発注書」は、売買取引において商品やサービスを発注（注文）する際に交付される書類です。

下請事業者と取引のある企業の営業事務や経理担当者であれば、発注書を作成する機会も少なくないでしょう。

今回は、発注書を作成・交付する担当者に向け、発注書の役割や書き方、発注書の送り方や取引の流れなどについて分かりやすく解説します。

【この記事の監修者】
石動龍

石動総合会計法務事務所代表

青森県八戸市在住。公認会計士、税理士、司法書士、行政書士。読売新聞社記者などを経て、働きながら独学で司法書士試験、公認会計士試験に合格。ドラゴンラーメン（八戸市）店長、ワイン専門店　vin+共同オーナー、十和田子ども食堂ボランティアとしても活動している。趣味はブラジリアン柔術（黒帯）と煮干しラーメンの研究。2021年中の不動産業開業が目標。
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発注書とは

発注書とは、発注者側が受注者側に対して発注する意思を示すために作成・交付する書類のことです。一般的に発注書には、企業名や担当者名の他、商品名や金額、納期や支払い条件など、取引に関する詳細を記します。

また、民法上、発注書の交付は契約の申し込みに該当します。そのため、取引基本契約がなくても、契約内容が特定できる発注書とそれを受ける請書があれば、契約が成立します。

“第五百二十二条　契約は、契約の内容を示してその締結を申し入れる意思表示（以下「申込み」という。）に対して相手方が承諾をしたときに成立する。
２　契約の成立には、法令に特別の定めがある場合を除き、書面の作成その他の方式を具備することを要しない。”
（引用元： 民法 | e-Gov法令検 ）

発注書の役割

発注書には、主に2つの役割があります。

もし、発注書を作成せず口約束だけで取引を進めてしまった場合、後から「言った・言わない」や「勘違い」などのトラブルになってしまう恐れがあります。

発注書に取引の詳細を記すことで、プロジェクトのスタート前にお互いの認識を再確認することができ、食い違いから起こるトラブルを防ぐことにつながるのです。

発注書を発行することは、取引の信頼性を高める役割も備えています。

発注書と注文書との違い

発注書と同じような場面で使われる言葉に「注文書」がありますが、両者に法的な違いはありません。

※当記事では、発注内容に関係なく「発注書」の名称で統一しています

発注書と請書の関係

発注者側から交付される発注書に対して、受注者側が作成・交付する書類を「請書（発注請書・注文請書）」と言います。

請書は、発注書の内容について同意し、引き受ける意思を示すものです。発注書と請書を取り交わすことで契約成立と認められるため、対になったそれらの書類は契約書と同等の効力を持ちます。

発注書の作成はなぜ必要なのか

企業間取引において、発注書の作成は必須ではありません。ただし、下請法（下請代金支払遅延等防止法）に該当する取引では、親事業者（発注者側）は下請事業者（受注者側）に交付する義務があります。なぜなら、下請取引の場合、一般的に親事業者が優位な立場になりがちであるためです。

前述のように、発注内容の誤認などによるトラブルが起きた際、立場の弱い下請事業者だけが不利益を被ることも考えられます。

下請法は、個人事業主や小規模事業者などの下請事業者を保護する目的で定められており、取引が公正に行われるための法律です。自社の取引が下請法の適用対象となる下請取引に該当するかどうかについては、公正取引委員会のウェブサイトで確認しておきましょう。

＜参照＞
下請法の概要｜公正取引委員会

3条書面の記載を満たす必要がある

発注の際、親事業者が下請事業者に交付する義務のある書面は、下請法の第3条に定められていることから、一般的に「3条書面」と呼ばれています。

下請法の「書面の交付義務（第3条）」によると、発注に際し、親事業者は必要事項が全て書かれた書面を直ちに交付するとされています。

なお、記載事項は定まっていますが、その様式は特に制約はありません。それぞれの親事業者が、発注・納品、経理など個々の下請取引の内容に即した内容を作成することができます。

発注書を発行する売買取引の流れ

売買取引では、見積書・納品書・請求書など複数の「証憑（しょうひょう）」が使われます。証憑とは取引内容や取引条件などを記した証拠資料のことで、発注書もこれに該当します。

以下に、発注書の発行を伴う売買取引の一般的な流れと、発注書と請書以外の主な証憑の役割をまとめたので参考にしてください。

発注書の書き方

発注書には、定められたフォーマット（書式）はありません。

そのため特に書き方に決まりはありませんが、下請法に該当する取引の場合は規定の内容が全て記されている必要があります。下請取引の際の記載ルールについては、後述している公正取引委員会公開のテンプレートを参考にしてみてください。

記載しておくと良いとされる項目を踏まえた、一般的な書き方例は以下の通りです。

一般的な発注書の書き方例

ちなみに、発注書に押印の義務はなく、印鑑や角印（社印）が押されていないからといって無効になるようなことはありません。

ただし、「担当者の一存ではなく会社として正式に発行された文書」であることの証明として、取引の信頼性を高めるために角印を押す企業も多いです。

また、発注書は原則として収入印紙は必要ありません。しかし、発注書（注文書）が契約書と判断される場合などによっては、収入印紙が必要となるケースもあるので注意しましょう。

契約が締結するのは、発注書を発行して請書が交付された時点となります。そのため、請書が課税文書に該当する場合には、発注書にも収入印紙を貼付するのが一般的です。ただし、FAXやメールでの送信の場合や受注額が1万円未満の場合は収入印紙は不要です。

＜参照＞
申込書、注文書、依頼書等と表示された文書の取扱い｜国税庁

発注書のテンプレートはある？

公正取引委員会では、下請取引に使用できる発注書のテンプレートを見本として公開しています。取引内容に応じた複数のテンプレートが用意されているので、書き方の参考にしてください。

＜参照＞
法令・ガイドライン等（下請法）｜公正取引委員会
　L 下請代金支払遅延等防止法第3条の書面の記載事項等に関する規則（平成21年6月改正）。＜書面の参考例＞

他には、「発注書 テンプレート」「発注書 雛形」「発注書 様式」などのキーワードでウェブ検索する方法もあります。

一般的な表計算ソフト用テンプレートや、無料でダウンロード可能なテンプレート、英語のテンプレートなど多数公開されているので、目的に合ったものを利用すると良いでしょう。

「金額なし」の発注書も有り得る？

下請法では、原則として発注書には金額を明記する必要があると定められています。ただし例外として、発注書を作成した時点で記載できない「正当な理由」がある場合のみ、金額なしのものも認められています。

金額に限ったことではなく、本来であれば必須事項である商品名や数量などについても「内容が定められない正当な理由がある」と判断されれば同様です。

例えば、ソフトウェア制作を委託する際、「発注時点ではエンドユーザーが求める仕様が確定していないため、正確な業務内容や下請代金を記載できない」などがこれに該当します。その場合は、記載できなかった事項について「理由」や「内容が定まる予定期日」などを記す必要があります。

＜参照＞
各種パンフレット｜公正取引委員会
ポイント解説下請法｜公正取引委員会

発注書を送る方法とタイミング

先方へ送る際の具体的な手段やタイミングについてまとめました。

発注書を送る手段は主に3つ

発注書を送る方法は、メール、FAX、郵送などがあります。メールの場合は、PDFで作成したものをメールに添付します。

取引を迅速に進めたい場合はメールやFAXが便利ですが、送付後は確認の電話をするか、後日改めて郵送で原本を送ると紛失などのトラブルが起こりにくくなります。

なお、メールで郵送する場合は電磁的記録にあたり留意事項があります。公正取引委員会の「下請取引における電磁的記録の提供に関する留意事項」によると、以下のように記されています。

さらには、書面の交付に代えてウェブのホームページを閲覧させる場合にも注意が必要です。

要するに、発注書をただメールで送っただけでは提供したとはならず、受取側のパソコンにきちんとメールが受信され、かつファイルに記録される必要があります。

発注書を送るタイミング

発注書は、発注者が受注者に交付するものです。具体的なタイミングとしては、見積書を受け取った後、注文内容・金額・納期などを双方で確認し、発注確定となった時点で作成・交付を行いましょう。プロジェクトをスムーズに進行させるためには、発注書は作成完了後、できる限り速やかに交付するのが望ましいでしょう。

発注書の保管や注意点について

発注書は「取引等に関して作成又は受領した書類」に該当するため、国税庁によって定められた期間、保管する義務があります。

保管期間は法人であれば原則7年間、個人事業主であれば原則5年間です。

例外的に法人が9年間や10年間、個人が7年間となるケースもあるため、自社の保管期間が知りたい場合には国税庁のウェブサイトで確認しておきましょう。

また、発注書は紙による保管が原則のため、PDFデータなどの場合はプリントアウトした状態で保管する必要があります。

一定の要件を満たした場合のみ、電子データでの管理が認められます。

＜参照＞
No.5930　帳簿書類等の保存期間及び保存方法｜国税庁

下請法に違反すると罰則がある

下請法に該当する取引では、発注書は親事業者である発注者が、下請事業者である受注者に交付する義務があります。親事業者が下請法に違反した場合には，公正取引委員会から、勧告を受けたり、罰則を科せられたりする可能性があるので、注意しましょう。

発注書の役割を理解して作成しよう

発注書は、売買契約の証拠となる重要な書類です。経理や総務担当者以外にも、営業や営業事務担当者が作成に携わることもあるので、役割や作り方についてしっかり理解しておきましょう。書き方例などを参考に、自社で使える汎用テンプレートを用意しておくと取引がスムーズに運びます。

また、時間をかけたくないのであれば、手軽に作成できるオンラインサービスやアプリを活用するのもおすすめ。発注書を電子化し、作成・管理にかけていた時間を短縮することで、作業効率アップや人件費削減につなげることができるでしょう。

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