【2022年度】改正電子帳簿保存法で申請方法はどうなる？要件や対応策を解説

2022年1月に、改正電子帳簿保存法が施行されます。それに伴い、事前承認制度が廃止されるため、以前とは変わり申請書類も不要となります。

申請に関するどのような点が改正されるのでしょうか。電子帳簿保存法の改正ポイントを含めて、要件や企業で行うべき対応について解説します。

【この記事の監修者】
石動龍

石動総合会計法務事務所代表

青森県八戸市在住。公認会計士、税理士、司法書士、行政書士。読売新聞社記者などを経て、働きながら独学で司法書士試験、公認会計士試験に合格。ドラゴンラーメン（八戸市）店長、ワイン専門店　vin+共同オーナー、十和田子ども食堂ボランティアとしても活動している。趣味はブラジリアン柔術（黒帯）と煮干しラーメンの研究。2021年中の不動産業開業が目標。
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電子帳簿保存法とは？

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電磁的記録で保存することを認める法律です。

法令上、帳簿や書類は紙による保存が原則でしたが、手間やコストがかかるといった課題から、電子データの保存で業務効率化を図ろうという目的もあり、1998年に電子帳簿保存法が施行されました。

電子帳簿保存法で認められている書類

電子帳簿保存法で認められている保存方法には、「電子データ保存」と「スキャナ保存」があり、それぞれに適用される帳簿や書類は下記となります。

2022年1月改正！さらなる電子化に向けた要件に

以前は、紙による保存が原則で、電子取引を除き電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でした。2022年1月に施行される改正により、事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました。帳簿書類の大部分を電子データとして保存することが可能になります。

事業者が取り組みやすいように、電子帳簿保存法はたびたび要件緩和が繰り返されています。

電子帳簿保存法に規定されている国税関係書類の保存方法の1つである、スキャナ保存制度は、2016年度の改正で、スマートフォンのカメラ機能でスキャニングしたデータも認められるようになっています。

電子帳簿保存法改正の目的やポイントについては、国税庁の担当者にインタビューした記事も併せて参照してください。
改正電子帳簿保存法をDXに生かすには　国税庁担当者にインタビュー｜バックオフィス進化論

電子帳簿保存法の主な改正ポイント

2022年1月に施行される電子帳簿保存法の改正のポイントを簡単に説明します。

事前承認申請の廃止

これまで国税関係の帳簿・書類やスキャナ保存においては、電磁的記録で保存する場合、税務署長の承認が必要でした。今回の改正により事前承認制度自体が廃止されました。

タイムスタンプ要件を緩和

スキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプの付与期間が、「最長約2カ月＋おおむね7営業日以内」に変更されました。

検索要件の緩和

スキャナ保存の検索要件については、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3つのみに緩和されました。

スキャナ保存・電子取引における罰則強化

スキャナ保存と電子取引においては、税務処理上の不備があった場合のペナルティーが重くなります。隠蔽や偽装があった場合、申告漏れに課される重加算税が10％加重されます。

他にも、適正事務処理要件の廃止や、特定の保存要件で優遇措置が実施されるなどの改正内容があります。

電子帳簿保存法の改正について、以下の記事も併せて参照してください。
2022年1月施行予定！ 電子帳簿保存法の改正に備えよう　改正ポイントを解説｜バックオフィス進化論

改正により、承認申請書の提出も不要に！

電子帳簿保存事前承認制度の廃止により、2022年1月1日以後、承認申請書の提出も不要となります。

以前は、書類ごとに承認申請を行っていた

以前は、電子帳簿保存法を適用するために、対象となる書類ごとの承認申請が必須でした。
以下の3種類に分類されていました。

① 帳簿の電磁的保存による承認申請
帳簿等を電磁的保存して電子帳簿保存法を適用させる場合の承認申請です。法人税や消費税などに関わる帳簿や仕訳帳や売上台帳、仕入台帳などの帳簿類が該当します。この場合、「国税関係書類の電磁的記録等による保存の承認申請書（帳簿）」を提出していました。

② 決算関連書類等の電磁的保存による承認申請
決算関係書類や請求書などを電磁的保存する場合の承認申請です。貸借対照表や損益計算書などの決算関係書類、請求書や注文書、納品書等の取引関係書類など、帳簿以外の書類が該当します。この場合、「国税関係帳簿の電磁的記録による保存等の承認申請書（書類）」を提出していました。

③ 取引関連書類のスキャナ保存による承認申請br> 取引先から受け取った書類を電磁的保存する場合です。取引先から紙で受け取った領収書や請求書、契約書、発注書等の書類をスキャナ保存や、電子計算機で電磁的記録を出力して作成するマイクロフィルム形式のCOM（電子計算機出力マイクロフィルム）による保存が該当します。

取引先とメールやシステム上で行う電子取引で、紙を電子データに変換してスキャナ保存する場合は、基本的に承認申請書の提出は不要でした。

改正後、電子取引における電子データ保存の義務化

電子取引の取引情報に関わる電磁的記録において、2022年1月の改正以降は、出力保存が原則「不可」となります。原則として、紙の文書ではなくデータで授受する方法すべてが該当し、請求書等のPDFをメールで送付する方法や、Web請求書発行システムなどを利用する場合も含まれます。

また、受領した書類データにはタイムスタンプを付与し、要件を満たした状態で保存する必要があります。電子取引の保存要件は以下です。

（画像引用：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁）

しかし、2021年12月10日に公表された令和4年度与党税制改正大綱において、2022年1月に施行される電子帳簿保存法の改正内容の中で、上記で説明した電子取引における電子データ保存の義務化は、2年の猶予期間を設ける方針が示されました。これは企業のデジタル化の遅れも一因です。

電子帳簿保存事前承認制度が廃止され、申請の手間は緩和されますが、それと同時に社内の電子化やシステム構築、運用フローの見直しが必要となります。

改正電子帳簿保存法に対応するためには？

改正された電子帳簿保存法に対応するために、社内で取り組むべきことを解説します。

電子帳簿等保存制度における要件を確認する

改正に向けて、まずは電子帳簿等保存制度における要件を確認しましょう。現在、会計システムを導入している企業であれば、要件を満たしているかどうかが重要です。

国税庁の以下のページを参照してください。
＜参考＞
電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
L 電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】
L 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】

電子帳簿保存法に対応したシステムを取り入れる

電子帳簿保存法に対応するためには、領収書や請求書などの電子化の要件を満たしたシステム導入の検討をおすすめします。システムは、自社開発や市販サービスなど自社に合ったものを選びましょう。

既に電子帳簿保存法に対応している会計システムを採用するのが効率的です。システムを選ぶときは、主に下記の内容を満たしたものがよいでしょう。

電子帳簿保存法はたびたび改正されることが予想されるため、柔軟に対応できる会計システムを選定しましょう。

なお、電子帳簿等保存制度を利用するため、受託開発されるシステムや自社開発のシステムを対象に、要件を満たしてるか国が事前相談の窓口を設けています。

＜参考＞
電子帳簿等保存制度における要件適合性に関する事前相談窓口のご案内

社内規定や運用フローを見直す

改正電子帳簿保存法に対応するに当たり、従来とは事務処理の流れが変わるため、社内規定や運用フローを見直し作成する必要があります。

また、従来は法人の場合、会計帳簿や決算書などの書類は紙で保存することが基本で、通常最低でも7年間の保管が必要でした。また、定期検査を年1回以上することと定められていたため、電子帳簿保存法が改正されると紙で保管していた書類は、おおむね1年以内に破棄できると考えられそうです。

改正前に紙で保存していた書類の取り扱いについても社内で検討する必要があります。

承認申請は不要になったが、システム対応が必要に

電子帳簿保存法の改正で、承認申請が廃止され、申請書類も不要になりました。申請の手間は削減されますが、会社は電子化への対応を早急に行わなければなりません。そのためには、自社システムの構築や、会計システムサービスの導入を検討してみてください。

まずは、会計システムが要件を満たしているか確認します。既に電子帳簿保存法に対応しているシステムであれば、対応もスムーズに行えます。また、申請する必要がなくなったため、社内の運用フローの見直しも忘れずに。今回の法改正をきっかけに電子化を行い、業務効率化につなげましょう！

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