電子インボイスを導入するメリット・デメリット 【インボイス制度の課題と対策】
2023年からインボイス制度が適用されるのに伴って、適格請求書が電子化できる「電子インボイス」への関心が高まっています。
そこで今回は、電子インボイスの基礎知識から、インボイス制度の導入で生じる業務上の課題、電子インボイスのメリット・デメリットまで解説します。仕入税額控除を受けるための要件についても紹介します。
ぜひインボイス制度の適用に対応するために、参考にしてください。
電子インボイスとは？
まずは電子インボイスやEIPA、Peppolといった取り巻く用語の定義から確認していきましょう。
適格請求書（インボイス）を電子化したもの
電子インボイスとは、仕入税額控除を受けるために必須となる適格請求書（インボイス）を電子化する仕組みのこと、またそれによって電子化されたインボイスのことです。
インボイスとは、2023年(令和5年)10月1日から適用される適格請求書等保存方式（インボイス制度）において、売り手が買り手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるために発行される書類やデータを指します。
電子インボイスの仕様は、EIPA（電子インボイス推進協議会）の主導により、グローバルな標準規格「Peppol (ペポル）」に準拠して標準化し策定されます。
なおインボイスを発行できるのは、事前に「適格請求書発行事業者」として登録した事業者に限られます。
EIPA（電子インボイス推進協議会）とは
EIPAとは、Peppolに準拠して日本国内の事業者が利用できる標準化された電子インボイスの構築を目指し、電子インボイスの標準仕様を策定し、普及促進させることを目的に活動する協議会のことです。
Peppolとは
Peppolとは、Open Peppolという国際的な非営利組織が、取引における電子文書のやり取りのために定めている国際的な標準規格のことです。
主に下記のことについて標準規格が定められています。
- 文書仕様
- ネットワーク
- 運用ルール
当初、Peppolはヨーロッパの公共調達プロセスを支援する仕組みとして導入されていましたが、その後ビジネス上の取引での利用が促進されました。Peppolに準拠した電子インボイスは国際的に利用されています。
日本では、EIPAがPeppolに準拠した電子インボイスを日本での標準仕様として利用することを推進しており、2023年10月のインボイス制度導入時には中小・小規模事業者から大企業まで幅広く電子インボイスで受発注業務が行われることを目指しています。
標準規格を定める目的は、中小企業や大企業が幅広く低コストで利用可能にするためであり、グローバルなビジネス取引にも対応できる仕組みにするためです。
実際にPeppolを導入している国からは、「操作しやすく導入のハードルが低い」「取引先間でデータの連携ができるため業務コストの削減が実現できる」といった評価がなされています。
なぜインボイス制度が導入されるのか？
インボイス制度が導入される背景には、2019年10月に施行された消費税増税に伴う軽減税率の導入が関係しています。
軽減税率の導入によって、10％と8％の2つの消費税が混在するようになったことで、商品の仕入れや販売時の税額計算が複雑になりました。
この複雑化された軽減税率に対応するための第一段階として、まずは現行の区分記載請求書等保存方式で、複数の消費税率と消費税額などを正確に伝えることが、2019年10月1日～2023年9月30日までの4年間実施されます。
次に、2023年10月1日からインボイス制度が導入されます。インボイス制度では、商品の税率と税額を正確に伝えることを目的としたインボイスが発行されます。
適格請求書とは？ インボイス制度の要件と課題
インボイスとはどのようなものか、インボイス制度の変更点や課題を交えて解説します。
［要件①］仕入税額控除の適用にインボイスが必須
インボイスについて、国税庁では下記のように説明されています。
“売手が買手に対し正確な適用税率や消費税額等を伝えるための手段であり、一定の事項が記載された請求書や納品書その他これらに類するものをいいます。”
（引用元：
No.6498 適格請求書等保存方式（いわゆる「インボイス制度」）| 国税庁
）
インボイス制度開始後は、買い手側は仕入税額控除の適用を受けるために、原則として、取引相手（売り手）である登録事業者から交付を受けたインボイスの保存等が必要となります。
［要件①］対象は消費税の課税事業者のみ
インボイスを発行できるのは、消費税の課税事業者のみです。
インボイスはあくまでも適用税率や消費税額を伝えるための手段であるため、事業開始から2年以内または課税売上1,000万円以下で、消費税の納税を免除されている免税事業者は発行できません。
ただし、免税事業者であっても適格請求書発行事業者として申請・登録すれば、インボイスを発行することができます。しかしその場合は、消費税の納税義務が生じる点に注意が必要です。
［課題①］仕入れ元事業者（買い手）の税額負担が多くなる
インボイス制度の課題の一つは、売り手が免税事業者である場合、買い手の税額負担が多くなってしまうという点です。
売り手が免税事業者の場合、インボイスが発行できず買い手は仕入税額控除を受けられないため、これまで通り消費税を上乗せして代金を支払うと、買い手の税額負担が多くなってしまいます。
そのため、免税事業者が請求時に消費税を上乗せできなくなる可能性や、仕入れ事業者がインボイスを発行できる課税事業者との取引を優先する可能性があることなどが懸念されています。
そこで対策となるのが、消費税課税事業者選択届出書（課税選択届出書）を提出して適格請求書発行事業者となることです。これによって、買い手側が免税事業者との取引を優先しないという問題を払拭できます。
国税庁の資料には、課税選択届出書の提出について下記のように記述されています。
“免税事業者が登録を受けるためには、原則として、消費税課税事業者選択届出書（以下「課税選択届出書」といいます。）を提出し、課税事業者となる必要がありますが、登録日が
令和5年10月1日の属する課税期間中である場合は、課税選択届出書を提出しなくても、登録を受けることができます”
（引用元：
Ⅱ 適格請求書発行事業者の登録制度｜国税庁
）
さらに、令和5年10月1日に登録を受けた場合については下記のように記述されています。
“ただし、免税事業者が令和5年10月1日の属する課税期間中に登録を受けることとなった場合には、登録を受けた日から課税事業者となる経過措置が設けられています。”
（引用元：
Ⅱ 適格請求書発行事業者の登録制度｜国税庁
）
つまり、2023年10月1日を含む課税期間中に登録する場合は、経過措置により課税選択届出書を提出しなくても登録が可能になるということです。
［課題②］会計処理などの業務負担が発生する
インボイス制度で定められた要件を満たさない請求書は仕入税額控除の対象とならないため、インボイスを受け取った仕入れ側は、適格請求書とそれ以外の請求書を分けて処理するなどの業務負担が発生します。
一方、インボイスを発行できる適格請求書発行事業者にとっても、登録番号や税率ごとの消費税額といった必要事項の表示が求められるため、従来の請求書に比べて業務負担が増加することが考えられます。
電子インボイスが推奨されるのは、こうした業務負担を解消するためです。
電子インボイスのメリット
続いて、電子インボイスを導入するメリットについて解説します。
標準化された仕様で処理でき効率的
Peppolで統一されたシステム仕様で連携を図れることから、電子インボイスの取り込みだけでなく、取り込み後のシステム処理やデータ活用まで効率的に対応できます。
仕入税額控除の計算などの連携処理を自動化できる
電子インボイスを利用しない場合は、仕入税額控除の計算が複雑になり、複数税率ごとに会計処理しなければなりません。取引案件が仕入税額控除の対象か対象外かに分類し、仕入税額控除の計算に必要な情報を会計システムに手入力する手間がかかります。
それに対し、電子インボイスを利用した場合は、仮に取引先が異なるシステムを使用していても、各システムが標準仕様化されていれば、請求情報を自動で取り込めます。複雑化された仕入税額控除も、自動的にシステムが計算してくれることになります。
また、仕入税額控除の計算や入金消込などへの連携処理も効率的に行えることが期待できます。既存のシステムの多くは複数税率に対応しているので、仕訳入力から仕入税額控除の計算まで業務の自動化をしたい方は、電子インボイスの利用がおすすめです。
さらに、社内の販売管理システムと連携できるシステムであれば、販売管理システムの取引情報をもとに会計処理も自動化でき、帳簿との突き合わせ作業なども不要になるでしょう。
インボイスの紛失・人為的ミスなどのリスクを減らせる
電子インボイスを導入すれば、人為的なミスを大幅に軽減できます。
インボイスを書類によって発行した場合は、原本の紛失や消失などのリスクがあります。インボイスを紛失した場合、罰金が科せられる国もあるので注意が必要です。
海外取引にも対応できる
国際規格であるPeppolに準拠していることにより、海外企業との取引でも国内と同様の電子インボイスを利用できます。
Peppolは世界各国で導入されており、現在、オーストラリアやニュージーランド、シンガポールなど30か国以上で採用されています。
日本国内では日本の法令や商慣習などに対応する日本仕様として標準規格化されることが予測されますが、海外取引にも対応可能です。
グローバル化する社会の中で、国内企業の成長のために役立つことが期待されます。
インボイスの発行・発送・保管のための手間や経費を省ける
電子インボイスの導入は、インボイスの発行・発送・保管のための業務の手間や経費の削減につながります。具体的には下記のコスト削減が実現可能です。
- 売り手側のインボイス発行
- 送付時の印刷費
- 封筒代
- 郵送費
- 記入・打ち込み・書面発行・送付・管理にかかる人件費
- 保管費用等
インボイス制度では、取引金額にかかわらず全ての適格請求書の写しや電磁的記録について、交付した日または提供した日の属する課税期間の末日の翌日から2月を経過した日から7年間の保存が義務付けられていますが、過去の請求書の保存が電子データになることで、必要なときにすぐにデータで検索できる上に、保管スペースを確保するための経費も削減できます。
電子インボイスのデメリット
電子インボイス導入に伴うデメリットも解説します。
電子化が困難な取引先もある
請求書を電子化するには、取引先にも理解を得なければなりません。しかし、社内ルールで紙の請求書で処理・管理している取引先が少なくないことが課題です。
この場合、取引先は受け取った電子請求書のPDFファイルを紙に印刷する必要があり、業務の手間が増えてしまいます。
オンプレミス型は電子データ消失の可能性がある
電子インボイスのシステム形態には、サーバーを設置して利用するオンプレミス型やインターネット上で管理するクラウド型があります。
オンプレミス型の場合、PCに不具合が発生したときにデータの一部もしくは全てが消失する危険性があります。そのため、頻繁にバックアップを取っておく必要があります。
一方で、クラウド型はデータはインターネット上で保存されているため、PCに不具合があったとしても他のPCから使用できます。
情報漏洩のリスクがある
紙の請求書に情報漏洩のリスクがあるように、電子インボイスにも第三者に情報が抜き取られるリスクはあります。
情報漏洩のリスクを回避するには、セキュリティー対策として取引先が電子インボイスを閲覧する際、IDとパスワードの入力を求めるなどの対策を講じる必要があります。
そのため、取引先や請求書ごとに対応するIDとパスワードを管理しなければなりません。
真正性の証明が困難
電子インボイスは紙の請求書よりも利便性が高い一方で、改ざんやデータ消去などの可能性が危惧されます。
改ざんがないことや真正性を証明するためには、下記の表示や技術で対策する必要があります。
- 電子署名
- 暗号化通信
- 電子署名の証明を組み合わせた電子認証
- 時刻認証局（TSA）によって付与されるタイムスタンプ
電子インボイスに改ざんがないことや真正性を証明するために、eシール（組織の電子証明書）の制度化が総務省により検討されています。
改ざん防止対策の基礎知識として、下記のことを理解しておく必要があります。
＜改ざん防止対策の基礎知識＞
- 書面に法人印を押印することで改ざん防止対策にはなるが、法的にはPDFなど電子データの請求書に押印は不要
- 押印は不要でもメールやWeb上でPDFなどの電子データを送付する場合は「タイムスタンプの付与」や「電子署名」など個別の改ざん防止措置が必要
改ざん防止措置のためにeシールを導入することで、真正性確保の保証だけでなく、書類の適正保存や適格請求書発行事業者の確認作業など、インボイス制度導入後の事務負担を減らせることが期待されているのです。
インボイス制度の正しい知識と準備は将来的に必須
インボイス制度導入によって生じる課題に適切に対応するためには、電子インボイスのメリットとデメリットをよく把握しておく必要があります。将来的に、電子インボイスの導入は避けられないとも言えるので、何を準備しておくべきか検討するために、今回の記事を参考にしてください。
＜この記事のポイント＞
- インボイス制度は、正確な税額と税率を伝える、新しい仕入税額控除の方式
- インボイス制度の導入で増える業務負担の課題を解消するには、電子インボイスの利用がおすすめ
- 電子インボイスの導入は、業務効率化などメリットがある一方、電子化が困難な取引先があることや真正性の証明について課題あり
